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李宜謙

Yi-Chian, Lee

​我是資管系4年級B班的宜謙,以下為我的實習相關成果與內容~

主要職務:內網、Sharepoint、Workflow流程(公告電子化)

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工作內容詳述

 

我的工作內容主要為設計優化與規劃台大癌醫中心分院的內網
(Intranet ),台大癌醫中心分院這邊的內網系統主要是使用微軟的 Sharepoint
系統。原本台大癌醫中心分院的內網網頁設計較為陽春,且畫面排版不夠視覺
化,因此我主要的工作是要針對一些內部工作流程、內部清單設計、頁面的畫
面及版面進行優化與改善。在這些進行內網設計的過程中,除了使用
sharepoint 原本內建的一些網頁組件、清單、文件庫、流程等功能將原本內網
的內容重新設計改良外,為了完成部分需求,必須自訂義一些內容,因此也使
用了大量的 html( 包含 css 、 javascript 及 bootstrap) 檔案及語法,透過程式
語法嵌入頁面當中,使頁面更加視覺化與直覺化。


另外,在研究與實作sharepoint 軟體的過程中,我也使用了 sharepoint
designer 進行更細部的規畫。使用 s harepoint designer 可以更加簡單地進行
自訂義,包含自訂義工作流程、主要版面 (Main Layout) 的版型 改動與自訂義。


除了以上這些內容外,暑假期間也開始進行 Microsoft Workflow 的學習與
開會及安裝,目前此部分的開發仍然在進行中,距離完成尚有一段時間。

實習期間完成進度

  1. 了解Sharepoint主要架構及使用方法。

  2. 測試與實做Sharepoint的功能。

  3. ​針對首頁排版先行初稿設計。

2022/Mar./Apr.

  1. Sharepoint 資料庫相關問題討論(建立正式測試區)。

  2. 將製作好的首頁套至正式測試區。

  3. ​在正式測試區建立新的 KM 頁面,並設計。

2022/Jul.

  1. 將改好的新版型與組長做最後討論。

  2. 修改版面細節。

  3. ​正式上架新版內網首頁。

  4. Microsoft  Workflow 測試、討論、安裝與教學。

2022/Feb.

  1. 將一些相關問題統整,與主管及廠商會報及討論。

  2. 內網首頁設計第二版完成設計排版。

  3. 首頁製作完成。

  4. 公告區排版設計完成。

2022/May./Jun.(1102)

  1. 與組長進行討論,確定最終定版的版型與內容。

  2. 在正式測試區進行版面設計。

  3. 完成最後的版本的內網首頁頁面。

2022/Aug.(暑期)

2022/Sep.~

請查看下方1111進度按鈕

 工作當中扮演之角色

 

在這次實習期間目前為止扮演的主要角色是前端方面的工程師,但同時也
包含了一些頁面設計、流程設定等方面的工作。 另外,我也幫忙癌醫這邊處理
了其他一些需要幫忙的工作,例如一些資料整合上架或是 Excel 等工作內容。
除了,之前在學校管理科學課程中學習的 Excel 的一些函式內容外,也因為實
習期間去研究並學習到了其他的 Excel 函式。

學習&工作成果

1102 學習與成果

一、內網首頁

  • Sharepoint網頁組件:

宣告清單 :製作公告時所使用的組件
文件庫 :存放資料的檔案夾 ,可包含各種癌醫內部檔案
網站頁面:新增其他頁面 ,例如:程式集頁面
清單 :可以放置不同資料的清單組件,並呈現為表格
內容編輯器:匯入 HTML 檔案 或 RTF 內容 所使用的顯示器
指令碼編輯器 :可自訂義 HTML 、 CSS 、 Javascript 等語法 內容

  • ​匯入HTML內容:

內容編輯器 :直接將寫好的 HTML 檔案上傳至 sharepoint 的檔案夾中,再以內容編輯器串接後顯示出自訂義的畫面 。
指令碼編輯器 :直接利用這個網頁組件將程式碼嵌入,相較內容編輯器,指令碼編輯器的缺點是其輸入程式碼的欄位不好使用 ,使用的自由度遠不及 Visual Studio 。因此,這個編輯器我多是用來設定 CSS或 Javascript 。​

二、公告

  • 以「篩選」設定 最新公告及歷史公告 。

  • 簡易內建審核機制 ,可進行最簡易的審核再上架公告。

優點:設定簡易,直覺明瞭。​

缺點:無法設定較為複雜的流程,且權限無法指定特定個人進行審核。

  • Sharepoint designer及workflow 自訂義工作流程審核方式 。(後來有進行學習與操作)

三、知識管理(KM)​

  • 調整版面配置 ,與舊內網無太大差異。

  • 建置各單位知識管理頁面 。(將各單位的知識管理頁面版型統一)

暑期 學習與成果
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1. 最上排的內建 Sharepoint 導覽列連結改為下拉式選單,功能與內容與舊版內網幾乎相同,只是新增了各單位 KM 的連結,使使用者可以更快速找到需要前網的單位內網頁面。
2. 右排安排了麵包屑連結與九宮格按鈕連結。其中部分按鈕內容可能需要包含多個功能,因此增加了bootstrap 的浮動式視窗,使其可以有多個功能。例如:點擊癌醫 VDI 虛擬桌面按鈕將跳出浮動式視窗的多功能選項。(如下圖)

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3. 左排的輪播內容,原本在測試階段時是僅有呈現照片與說明文字的功能,在最終定版的時候加入了連結功能。因此點擊首頁的輪播內容將呈現該則輪播內容的新聞文章,此部分是將輪播結合了Sharepoint 本身就有的新聞文章功能。

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首頁下半部呈現公告內容,在經過多次更版後確定公告的樣式。其中將原本較為雜亂無章的公告進行了分類,分別為焦點公告、最新公告與歷史公告。

  •  焦點公告:固定顯示在首頁的公告內容,不會有上下架公告的問題。

  •  最新公告 歷 史公告:新增了上下架時間功能,過期的公告將會自動從最新公告下架至 歷史公告區。

並且在最新公告中可以將重要的公告進行置頂。 其上下架設定的機制如同暑假前實習所設定的 方法相同。 如下方圖片所示。

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點擊下方的查看更多○○公告 的按鈕,會跳轉到完整公告列的頁面。

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針對公告宣告資料集進行了不同設定使其樣式有所不同。

  •  首頁採用新聞稿樣式且只顯示五項公告。

  •  完整公告區使用預設的樣式且顯示十五項 內容後 換頁。

Sharepoint 的特色在於除了自訂義內容外,其中包含很多預設與內建的內容,所以在開發上來說更為簡單並且更為直覺化。但也是因此必須使用很多的自訂義內容,才能讓複雜的一些功能可以實現在內網中。
主要使用內網的人員除了資訊人員外,幾乎 都醫院中的醫事人員。因此,大部分使用者都並非資訊專業人員,將頁面做的直覺與視覺化是很重要的。我將原本排版較為雜亂的舊內網根據過去在學校曾經學習過的一些網頁開發內容與經驗套入。 並且與組長及同事進行討論,逐步將最終新版內網的 樣式製作成上方圖片的樣子。 下方為版面比較圖。​

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系統開發的主要在Sharepoint 的環境下,使用期內建功能與 HTML 、CSS 、 Javascript 及 Bootstrap 套件進行首頁開發。 除了使用 HTML 的程式語法進行首頁改版設定,其內建的公告系統也在設定首頁樣式時起到很大的作用。

未來規劃將會將公告審核流程資訊化,目前癌醫的內網公告仍然是紙本作業。目前正在進行 Workflow 的學習與設定當中,未來預計將會將Workflow 正式應用進內網。

Workflow 2013 的應用主要是針對將內網公告的簽核流程電子化,事實上 Sharepoint 系統本身就自帶 2010 的版本,但由於涉及簽核及更為複雜的流程,因此必須透過安裝 2013 的版本才能進行規劃。此部分目前尚在進行中,預計接下來幾個月會將其完成。
另外,也有持續在針對各單位的內網進行一些維護與修改。其中針對資訊組的 KM 內網的 改動是最大的。也是進行類似首頁的改版,使 頁面 更加使用者友善。原本資訊組的首頁幾乎是一個空白頁,我在其中加入了圖片式的視覺化按鈕,使使用者可以更快速與直覺找到連結。底下新增了兩個資訊組相關文件的資料集,再分別為硬體與軟體類。這兩個資料集在左排的連結區又 再分為「資訊相關教學文件」及「資訊相關申請單」。

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1111 學習與成果

暑假之後主要在與癌醫這邊請的Sharepoint顧問討論有關電子簽核的議題。由於癌醫這邊的Sharepoint在安裝Workflow的過程中遇到許多無法解決的問題,我也因此無法正常使用Workflow進行規劃。目前是由顧問提出了兩個方案,一個是他會另外再想辦法幫助我們安裝Workflow,或是改成使用Visual Studio與Sharepoint進行連動,使用VS的程式語言(C#)與Event Receiver的方式進行開發電子簽核的部分。考慮到延續性與未來可用性,組長還是希望可以將Workflow安裝好,目前正由顧問協助進行釐清安裝上面的問題。

​其餘,我在完成新版網站後,多是進行維護以及公告上架及公告編輯維護。若是有需要新增其他內往內容我則會另外幫忙。

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自我評估與心得感想

 

​自我評估與心得感想

 

透過這學期的實習經驗,我接觸了很多有關企業內部資訊相關系統的開發以及UI網頁程式設計。由於我本來就是很熱衷於網頁程式相關設計的同學,在一開始進入實習工作時,聽到自己並非負責官網製作,而是內網製作時有一些失落。但當我開始真正接觸sharepoint跟癌醫的內網製作時,才發現製作內網也帶給我很多不同的挑戰與課題,除了設計與優化內部網路系統UI的自由度很高外,sharepoint這套我過去沒有接觸過的軟體也讓我學習到很多內容並且在實習期間感到很開心及有成就感。這段期間,遇到很多無法解決的問題時,我透過查詢網路上許多人的經驗與解決方法,學習到很多。並透過這些我了解了很多sharepoint系統的相關架構,並將原本癌醫內網的部分做了很多翻新與改良,同時透過與同事間的溝通與互相幫忙,學習到了這份系統更多細節的內容。很感謝在這段實習的期間,實習單位的同仁帶給我很多幫助,並適時提供我一些意見,並願意抽出時間與我討論內網相關的問題與解決方式。在每天八小時的實習時間中,我感到很充實,但我不會給予自己滿分的評價,我認為我自己還有很多不足的部分需要進行學習。
在這段實習期間,針對sharepoint一些後端或資料庫的問題,由於原本我沒有權限,且對sharepoint並不是很了解的情況下,這部分的能力我認為是我比較缺乏的。然而,在後來詢問、了解並溝通之後,我也慢慢比較瞭解這部分的相關架構。同時,我也感受到自我學習是件很重要的課題,這段期間讓我想到當初剛進資管系幾乎甚麼都不會的我,也是憑著不斷自我學習的方式在進步。透過現在的網路,我們可以很輕鬆地去學習這些知識與經驗,同時我也認為勇於發問是個重要的關鍵。很多時候,有些問題必須要向其他人發問,而這也是我認為很重要的。透過發問,才能獲得良好的建議或解答,有時候與其自己像無頭蒼蠅埋頭苦幹,如果能夠發揮發問的精神,或許能帶給自己全新的方向,進而解決問題。

給系上之建議

 

(一) 實習課程是個提供系上同學提早進入職場進行學習的重要課程。我覺得在這樣的實習課程中,系上準備得十分充分給同學們,同時也是因為實習課程系上已經有很多相關的經驗了。在我們這屆開始也提早開設實習相關講座課程,讓大家可以在正式實習及面試前可以更加瞭解整體實習的狀況,並做好更多準備。希望提供給系上的建議是:

  1. 由於我們這屆情況特殊(遇上嚴重特殊傳染性肺炎的疫情),因此實習前面試均為遠距。之前學長姐實體面試時為固定某天進行面試,但遠距面試可能造成時間上安排有些許混亂,若是未來有相同需遠距面試的情況,感覺上還是由系上統一協調並安排面試時間會較為適合。

  2. 另外在實習時,並無遇到其他特殊狀況,希望未來學弟妹可以繼續有如此完善的實習課程可以參與,也辛苦系上細心安排這樣的實習課程。期待資管系未來的實習課程可以繼續延續,並越來越精進。

(二)自上學期跨過暑假的這段時間的實習,我覺得感受到比較大,可以提出給
系上的問題是實習時間及選課的問題。
鑒於最近開學時,很多實習的同學更改實習時間,使得課程人數暴增,並
且很多原本沒有更改時間的同學沒選到課。我不能 說 這些更改時間的同學 不
對 ,因為本來就沒有特別規定不能將實習時間更改,但是過多人數的更動,我
認為會對原本就在該時段實習的同學不公平。若是明年學弟妹也有這個狀況,
我覺得 可以做出一些修正或是限制人數,或是真的有其他選課需求的人才可以
更改實習時間之類的限制 。這部分希望系上之後可以留意,並多加協調。

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